Privacyverklaring

Wie zijn wij?

Koto ([rechtsvorm en handelsnaam], KvK [nummer], [adres]) maakt online afspraken mogelijk voor ondernemers, via een boekingswidget op hun eigen website. Vragen over privacy? Mail hello@ko-to.nl.

Twee rollen

• Ondernemers die Koto gebruiken: voor hun account zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking.
• Klanten die via een widget een afspraak maken: het bedrijf waar je boekt is verantwoordelijk voor je gegevens. Koto verwerkt ze in opdracht van dat bedrijf (als verwerker), volgens een verwerkersovereenkomst. Voor vragen of verzoeken over je afspraak neem je dus in de eerste plaats contact op met het bedrijf; wij helpen het bedrijf daarbij.

Als je een afspraak maakt

We verwerken alleen wat nodig is voor de afspraak:

• je naam en e-mailadres, en als je die invult je telefoonnummer en opmerking;
• de gekozen dienst, medewerker en het tijdstip;
• tijdelijk je IP-adres, om misbruik en spam tegen te gaan (maximaal 24 uur bewaard, niet gekoppeld aan je afspraak).

Daarmee sturen we je een bevestiging met agenda-uitnodiging, een herinnering op de momenten die het bedrijf heeft ingesteld, en kun je zelf verzetten of annuleren via de link in de mail. Het bedrijf krijgt je gegevens te zien om de afspraak uit te voeren. Grondslag: de uitvoering van de afspraak (art. 6 lid 1 sub b AVG); voor het tegengaan van misbruik het gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).

Bewaartermijn: 12 maanden na de afspraak worden je naam, e-mailadres, telefoonnummer en opmerking automatisch gewist. Alleen het tijdstip en de dienst blijven geanonimiseerd bewaard voor het overzicht van het bedrijf.

Geen cookies, geen tracking: de boekingswidget plaatst geen cookies, gebruikt geen lokale opslag en bevat geen analyse- of advertentiescripts.

Als je ondernemer bent

• naam en e-mailadres (om in te loggen met een link per e-mail);
• bedrijfsgegevens die je invult: naam, e-mail, telefoon, diensten, medewerkers, openingstijden, kleuren en avatar;
• bij inloggen: een sessie met IP-adres en browsergegevens (voor de beveiliging van je account);
• op welke website je widget staat (om je te laten zien dat de installatie gelukt is).

Grondslag: de uitvoering van onze overeenkomst met jou (art. 6 lid 1 sub b AVG). We bewaren je gegevens zolang je account bestaat. Je kunt alles zelf downloaden en je account verwijderen via Instellingen in het dashboard; dan wissen we alles, inclusief de afspraken en je avatar.

Cookies: het dashboard gebruikt alleen een noodzakelijk cookie om je ingelogd te houden. Geen analyse- of advertentiecookies.

Wie helpt ons (subverwerkers)

We gebruiken een paar diensten om Koto te laten werken. Met elk hebben we afspraken over de bescherming van gegevens.

• Vercel — hosting van de app [controleer regio en doorgifte: VS, onder het EU-VS Data Privacy Framework / modelcontractbepalingen];
• Neon — database, in Frankfurt (EU);
• Cloudflare — opslag en levering van de widget en avatars (R2, CDN) [controleer regio];
• Resend — versturen van e-mails [controleer regio en doorgifte: VS];
• Sentry — foutmeldingen van de app, in Frankfurt (EU). Zonder IP-adressen, cookies, formulierinhoud of e-mailadressen.

We verkopen gegevens nooit en delen ze niet voor marketing.

Beveiliging

Alle verbindingen zijn versleuteld (HTTPS). Toegang tot gegevens is beperkt tot het eigen bedrijf; inloggen gaat zonder wachtwoorden via een eenmalige link. Misbruik wordt beperkt met limieten per IP-adres en per bedrijf.

Je rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Als klant regel je dat via het bedrijf waar je hebt geboekt; als ondernemer via je dashboard of hello@ko-to.nl. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.